Как мы используем ваши данные

Кто отвечает

Nakoagency — торговая марка, под которой NAKO AGENCY SRL (IDNO 1020600005334, ул. Mălina Mică 14, Кишинёв, Республика Молдова) управляет платформой Nakobook. Для списка ожидания и для вашего аккаунта на платформе оператором являемся мы. Для данных записи оператор — тот, к кому вы записываетесь; см. раздел «Кто за что отвечает, когда вы записываетесь» ниже. По любым вопросам о ваших данных пишите на contact@nakoagency.com — отвечаем не позднее чем за 30 дней.

Кто за что отвечает, когда вы записываетесь

Нас двое, и роли разные. Тот, к кому вы записываетесь, решает, какие данные ему нужны, чтобы вас принять, и что он делает с ними дальше, — он является оператором. Nakobook ведёт расписание, отправляет письма и хранит записи в базе по его поручению — мы обработчик. На практике: просьбу удалить или исправить данные записи решает тот, к кому вы записались, а выполняем её мы. Если не знаете, к кому обратиться, напишите нам на contact@nakoagency.com — мы свяжем вас с ним.

Список ожидания

При записи мы сохраняем (в базе данных на сервере Hetzner): адрес электронной почты, выбранную вами отрасль, язык интерфейса и отпечаток IP-адреса (SHA-256 с секретным ключом, поэтому вернуть настоящий адрес невозможно). Цель — сообщить о запуске; отпечаток IP нужен только для ограничения автоматических записей. Основание — ваше согласие, выраженное отправкой формы.

Когда у вас есть запись

Мы храним ровно то, что вы заполнили: имя, телефон и (или) адрес эл. почты (хотя бы одно из них, чтобы с вами могли связаться там, куда вы записываетесь), услугу, точку, специалиста и время. Плюс подтверждение согласия — когда вы его дали и какой версии этой страницы. Галочка про приглашения записаться туда снова отдельная и необязательная: без неё вы получаете только сообщения о своей записи — подтверждение и любые изменения, на эл. почту, если вы её указали. Свободное поле «Что им стоит знать» попадает к тем, к кому вы записались, в том виде, в каком вы его написали: пожалуйста, НЕ указывайте там диагнозы, лечение и другие данные о здоровье — это особая категория данных (ст. 9 GDPR), мы их не запрашиваем и ничего на них не строим. В конце вы получаете ссылку управления, по которой можно перенести или отменить запись без аккаунта: эта ссылка — ключ, не передавайте её. Саму ссылку мы не храним, только её отпечаток, и она истекает через 60 дней. Основание: подготовка и исполнение записи, о которой вы попросили. На вашем устройстве браузер помнит выбор в форме 24 часа, чтобы не начинать заново; контактные данные хранятся 90 дней ТОЛЬКО если вы сами поставите галочку, и кнопка на странице их удаляет.

Оценка риска неявки

При записи мы автоматически, от имени компании, к которой вы записываетесь, рассчитываем оценку (балл) риска неявки. Мы учитываем только два фактора: вашу историю в этой же компании (сколько у вас было записей и на сколько из них вы не пришли; если истории нет, начинаем с базового значения) и то, записываетесь ли вы менее чем за 24 часа до визита. Мы не используем вашу историю в других компаниях и никакие другие данные о вас. Оценка хранится столько же, сколько хранится запись; в приложении её видит только владелец компании — как отметку в календаре, а вы её не видите. Ни одна запись не отклоняется автоматически на её основании. Она может использоваться для запроса предоплаты по правилам компании, но сегодня автоматический запрос предоплаты отключён везде, и прежде чем включить его, мы перепишем этот раздел. Правовое основание: законный интерес компании защитить своё расписание от неявок (ст. 6(1)(f) GDPR). Вы вправе возразить против этой оценки и попросить, чтобы её пересмотрел человек: напишите в компанию или на contact@nakoagency.com.

Сколько храним

Лист ожидания: до запуска плюс не более 12 месяцев или до вашего требования об удалении — что наступит раньше. Данные записи хранит тот, к кому вы записываетесь, столько, сколько они ему нужны, а удаляем их мы — по его просьбе или по вашей через него; ссылка управления в любом случае истекает через 60 дней. Для свободного текста сроки фиксированные, и соблюдаем их мы, у кого бы вы ни записывались через Nakobook: комментарий, который вы оставили к записи, удаляем через 30 дней после её окончания, а заметки о вас, которые ведёт тот, к кому вы записываетесь (например, об аллергии или формуле окрашивания), — через 24 месяца после вашего последнего визита или после того, как вы в последний раз записались, даже если потом отменили запись, — смотря что позже. Предстоящая запись приостанавливает отсчёт, а если вы ни разу не записывались, 24 месяца отсчитываются с даты, когда вас внесли в базу. Если тот, к кому вы записывались, закрывает у нас аккаунт, мы удаляем его данные, включая ваши записи у него, через 30 дней после закрытия. Журнал безопасности аккаунта (входы, смены email и факторов аутентификации) мы храним 12 месяцев с момента события, в том числе после удаления аккаунта, ради безопасности платформы. После удаления аккаунта мы 3 года храним только отметку о том, что аккаунт удалён, и когда, без имени, email и IP-адреса, как подтверждение того, что мы выполнили запрос. После удаления данные остаются только в резервных копиях, которые мы храним не дольше 90 дней; если когда-нибудь восстановим копию, мы повторим удаления до того, как данные снова начнут использоваться. Для этого мы в течение 90 дней храним только закодированную форму электронной почты и телефона (а не сам адрес электронной почты или номер телефона в открытом виде), которая используется исключительно для того, чтобы повторить удаление. Ничего, кроме описанного выше, мы не отправляем и никому ваш адрес не передаём.

Инструменты, которые мы используем

Sentry (Functional Software, Inc., США) — мониторинг ошибок. Получает адрес страницы, тип браузера и трассировку стека. IP-адрес поступает в Sentry вместе с запросом, но не сохраняется. В адресе страницы управления есть ваш ключ, поэтому мы вырезаем его из события до отправки — в Sentry уходит путь без ключа. Чтобы никто не мог скриптом забить расписание записей, мы ограничиваем частоту запросов у нашего провайдера кеша (Upstash). Для этого мы храним не более трёх часов криптографический отпечаток вашего IP-адреса, а при входе — адреса электронной почты, но не сами адреса; для запросов на восстановление аккаунта мы храним отпечаток идентификатора аккаунта не более 15 дней. Resend отправляет письма о вашей записи и видит их адрес и содержимое. Приложение размещено у Hetzner Online GmbH (Германия, ЕС) и Vercel Inc. (США); Hetzner Online GmbH (Германия, ЕС) размещает базу данных и аутентификацию; Supabase Inc. (данные в ЕС, Франкфурт) хранит копию до завершения переезда. Технические журналы сервера (включая IP-адрес) автоматически перезаписываются по мере заполнения, максимум 30 МБ, и удаляются при каждом обновлении. Журнал аутентификации в базе данных хранит IP-адрес; мы удаляем его по запросу. Все они — поставщики, обрабатывающие данные по нашему поручению.

Проверка от ботов при входе

Владельцы бизнеса и их сотрудники входят в панель Nakobook через Nako ID — общий аккаунт продуктов NAKO AGENCY SRL (для онлайн-записи клиенту входить не нужно). На странице входа мы используем Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.), чтобы отличать людей от автоматических программ. Turnstile обрабатывает ваш IP-адрес и технические сигналы браузера (например, тип браузера); к тому, что вы вводите в форму, он доступа не имеет. Основание — наш законный интерес в защите аккаунтов от автоматических атак (ст. 6 ч. 1 п. f GDPR). У нас проверка мгновенная: её результат мы не храним. Cloudflare обрабатывает данные в США на основании EU-U.S. Data Privacy Framework (ст. 45 GDPR), а его соглашение об обработке данных также включает стандартные договорные положения (ст. 46 GDPR).

cf.turnstile.u — локальное хранилище браузера (localStorage, не cookie), которое записывает Cloudflare Turnstile на странице входа, в пространстве домена challenges.cloudflare.com. Собственного срока действия у него нет: запись остаётся, пока вы не удалите её в браузере. Цель — отличать людей от автоматических программ при входе. Она строго необходима для безопасности входа, который вы запрашиваете, поэтому мы не просим на неё согласия.

Аналитика использования

Чтобы понимать, какие страницы используются и где люди застревают, мы используем Google Analytics, сервис Google. Мы включаем его только с вашего согласия — до этого он не загружается и ничего не отправляется в Google. Если вы соглашаетесь, собираются: посещённые страницы, время, тип устройства и браузера, IP-адрес (сокращённый Google) и идентификатор из cookie. Google Analytics хранит данные о вашем посещении 2 месяца; после этого остаётся только агрегированная статистика, которая не позволяет вас идентифицировать. Основание — ваше согласие (ст. 6(1)(a) GDPR), и его можно отозвать в любой момент, в том же окне — отозвать так же просто, как дать. Google может обрабатывать данные за пределами Европейского союза; такая передача осуществляется на основании гарантий, которые Google заявляет в нашем договоре с ним, — признанной рамочной основы защиты или, при её отсутствии, стандартных договорных условий, одобренных Европейской комиссией. Если вы откажетесь, продукт работает точно так же — вы ничего не теряете.

PostHog получает: посещённые страницы, события, которые мы отмечаем явно, измерения производительности загрузки страницы и псевдонимный идентификатор. В PostHog мы не записываем экран, не фиксируем автоматически клики или содержимое форм и не отправляем журнал консоли.

Microsoft Clarity — только на публичном сайте и только с вашего согласия. Clarity записывает сессию просмотра (то, что видно на экране, движение курсора, клики, прокрутку) и строит тепловые карты, чтобы мы видели, где люди застревают. То, что вы вводите в поля и выпадающие списки, не записывается — Microsoft маскирует это во всех режимах, и мы не можем это изменить. Данные поступают в Microsoft Corporation (США), которая использует их и в собственных целях, включая рекламу; она действует не только по нашим указаниям. Записи хранятся 30 дней, а часть из них (отмеченные как избранные и случайно отобранная выборка) — до 9 месяцев. Подробности: Заявление о конфиденциальности Microsoft. Вы можете отказаться в баннере в любой момент, и отказ будет соблюдён.

В приложении, где вы управляете своим бизнесом, не работает ни один инструмент аналитики.

Что вы можете потребовать

Узнать, что у нас есть о вас, исправить, удалить или отозвать согласие. Один адрес для всего: contact@nakoagency.com. Вы также вправе подать жалобу в орган по защите данных. Эти права распространяются и на криптографические отпечатки вашего IP-адреса: то, что мы храним отпечаток, а не адрес в открытом виде, затрудняет связь с вами, но не выводит эти данные из категории персональных.